传统进销存系统管理模式的痛点主要集中在信息滞后、数据不准确、效率低下、成本高及协同不足等方面。

这些痛点直接推高企业运营成本，制约市场响应速度与客户满意度。今天天津用友软件就详细聊一下这些问题以及如何解决这些问题。

1

首先了解

传统库存管理模式的痛点

（一）库存数据不准确

数据依赖人工记录：库存出入库依赖手工登记（如纸质单据或Excel），易因操作疏漏导致库存数据与实际不符。

例如仓库工作人员忙中出错，未能及时记录货物出库，销售部门依据错误数据接单，造成缺货、延迟交付，严重影响客户满意度。

信息传递延迟：库存数据分散在不同部门，缺乏实时共享机制。采购部门无法及时获知实际库存，导致采购过量或不足；销售部门难以及时调整计划。

盘点效率低下：人工盘点耗时耗力，大型仓库需数日完成，期间业务停滞，且结果准确性难以保障。

（二）操作效率低下

找货依赖经验：物料存放位置凭仓管员记忆，新员工或跨部门协作时找货困难，耗时且易出错。

拣货流程混乱：手写拣货单路径无规划，导致重复行走、漏拣错拣；复核环节依赖人员经验，发错货率高。

先进先出（FIFO）执行难：缺乏系统监控，员工凭自觉执行，易造成物料积压过期或质量损耗。

（三）成本控制失效

库存积压：因需求预测不准、采购策略失误，导致库存过剩，占用资金与仓储空间。

库存短缺：库存预警机制缺失，安全库存不足时未能及时补货，影响生产与交付。

隐性成本高：人工操作成本高（如盘点、录单），且库存周转率低导致资金利用率低下。

传统定期盘点方式需人工逐一清点库存物品，过程繁琐且易出错。对于大型仓库，盘点一次可能要花费数天，期间仓库正常运营受限，且盘点结果难以保证准确。

（三）风险管控缺失

效期与呆滞管理不足：物料保质期（如化学品）无系统预警，易过期报废。呆滞物料未及时清理，长期占用资源。

抗风险能力弱：供应链波动（如供应商交货延迟、需求突变）时，因数据滞后和协同不足，难以快速响应。

库存预警不及时：缺乏有效的库存预警机制，无法提前知晓库存短缺或积压情况。当库存低于安全库存时，不能及时补货，影响生产和销售；库存积压则占用大量资金和仓储空间，增加企业运营成本。

（四）信息沟通不畅

内部：部门目标冲突（采购降单价 vs. 销售保库存），手工操作效率低下，数据准确性差。

外部：供应链信息孤岛，缺乏协同机制，放大库存成本与风险。

例如：库存数据分散在不同部门的表格或系统中，各部门之间信息无法实时共享。采购部门不清楚实际库存，可能导致采购过多或过少；销售部门不了解库存动态，难以合理安排销售计划，部门协作效率低下。

2

接下来

梳理业务的核心需求

我们知道了常规库存管理的一些痛点后，再结合自己家的业务，看看咱们业务上有哪些核心需求：

例如软件系统能解决的业务需求点：

（一）库存商品实时管理

对每种库存物品进行唯一标识，可使用用扫码设备扫描二维码或条形码，即可实时记录物品出入库情况，自动更新库存数量。

（二）库存盘点自动化

系统生成盘点任务，工作人员用移动设备扫描盘点物品，系统自动对比实际数量与系统记录数量，快速生成盘点报告，显示盘盈、盘亏情况并提供差异分析。

（三）智能库存预警

根据不同物品的销售速度、采购周期等因素，为每种物品设置安全库存上下限。当库存数量达到预警线时，系统自动发送消息通知相关人员。

（四）多部门数据共享与协同

搭建统一库存管理平台，实现采购、销售、仓库等部门的数据实时共享。各部门可在平台实时查看库存信息，采购部门依据库存制定采购计划，销售部门根据库存安排销售活动，提高部门间协作效率。

（五）库存数据分析与报表生成

系统自动收集和分析库存数据，生成各类报表，如库存周转率报表、库存成本报表、出入库明细报表等。通过数据分析，企业管理者可了解库存运营状况，为决策提供数据支持，优化库存管理策略。

3

最后

要选择合适可行的工具

在搭建库存管理系统时，要综合考虑企业规模、业务复杂度、预算以及技术能力等因素来选择工具。

（一）Excel

Excel 是常用工具，适合小型企业或库存管理需求简单的场景。可通过表格记录库存信息，利用公式计算库存数量、成本等。但它需手动更新数据，容易出错，数据量大时处理效率低，且难以实现实时共享和自动化预警等功能。

（二）大型库存管理软件

这类软件功能较为完善，能满足大多数企业的库存管理需求，如金蝶星空、用友U8的库存管理模块。但它们通常价格较高，实施和维护成本也不低，部署周期较长，对于中小企业来说可能存在成本压力，且定制性相对受限。

（三）适合中小企业老板使用的库存管理软件

库存管理软件需融合“进、销、存、财”四位一体，支持电脑端、手机端多端查询、录入数据，为企业采购员、业务员、库管员、财务、老板们保驾护航。

下面我将用友旗下畅捷通好生意具体的功能详细介绍如下：

1、配置使用角色与权限

按企业部门和人员职责，在好生意平台设置不同角色与权限。如：

• 仓库管理员有出入库记录录入、库存盘点权限；

• 采购人员可查看库存信息并依预警采购；

• 销售部门人员只能查看库存数量；

• 管理者拥有所有数据的查看和管理权限。

   

好生意的权限管理体系灵活，可精确到表单字段及数据查看操作权限。

2、商品管理

在库存软件中，商品管理是最基础也是最重要的环节，每一件商品的入库、销售、库存数量变化，都需要在系统中进行记录。

假设你是日用百货的商贸企业，你进了不同日用百货品，每个商品都有一个唯一的编码。你需要在进销存软件中把这些信息录入系统，包括：

• 商品编码

• 商品名称

• 商品规格

• 单位（例如双、个、件等）

• 进价和售价

• 商品类别（工具类、生活用品类、配饰类等）

  等等

这时候，进货销货时，可引用这些商品信息，系统则自动计算出库存变化，比如你进货50、销货20，剩下30。通过商品管理、库存模块，你可以随时查看商品的销售情况和库存情况。

3、 采购管理

采购管理即进货管理，是进销存软件的核心功能之一，尤其对于批发商或者有大量采购的企业来说，进货的流程不仅繁琐，而且涉及到的供应商信息、付款信息、物流信息也都很复杂。

在进货管理模块，你要做的就是每次从供应商那里进货时，记录以下信息：

• 供应商信息：包括供应商的名称、联系方式、银行账户等。

• 采购商品信息：每次进货的商品、数量、价格等。

• 进货单据：每次进货后要生成进货单据，记录具体的交易信息。

• 付款情况：你是否已经支付了采购款项，或者是欠款。

这样，采购环节的每一笔账目都会清晰明了，避免了人工记账时容易出现的错漏。

4、销售管理

销售管理是进销存软件的另一个重要模块。

在这里，你需要录入每次销售的订单，包括客户信息、商品信息、销售数量、售价、折扣等。

系统会自动生成销售单据，并帮助你追踪每个订单的处理状态。

具体操作时，你可以：

• 选择客户信息：如果客户信息已经录入，你可以直接选择客户，系统会自动填写客户资料。

• 添加商品：选择销售的商品，系统会自动更新库存数量。

• 设置销售价格：如果你有折扣、促销等活动，系统也能帮你自动计算出最终价格。

• 确认付款方式：销售款项的结算方式有很多种，比如现金、银行转账、信用卡等，系统可以帮你记录每种支付方式的状态。

• 生成发货单和发票：销售完成后，系统会自动生成相关单据，方便后续跟进。

5、库存管理

通过库存管理，你能实时查看每个商品的库存量，了解哪些商品畅销、哪些滞销，避免库存积压。

库存管理的主要功能包括：

• 实时更新库存：每进一批货、每卖一单货，库存数量都会自动更新。

• 预警设置：你可以设置库存预警，当某个商品的库存量低于某个阈值时，系统会自动提醒你补货。

• 库存盘点：定期进行库存盘点，确保账目和实物一致，防止差错。

• 批次管理：如果你销售的是有保质期的商品，系统会记录每批商品的生产日期、保质期等信息。

出入库扫码操作：

仓库工作人员在物品出入库时，用扫码设备扫描条码，系统自动跳转相应记录页面，填充物品信息，工作人员确认出入库数量等信息即可完成录入。

好生意平台支持多种扫码设备，手机、PDA等，操作便捷。

库存盘点操作：仓库人员收到盘点任务后，用移动设备打开好生意盘点功能，按系统提示扫描物品条码，系统自动对比实际与记录数量，盘点完成提交结果，系统生成报告。移动端应用界面简洁，便于操作。

库存预警与消息通知：设置库存预警规则，好生意为每种库存物品设安全库存上下限，达到预警线时系统触发预警机制。好生意预警设置灵活，可设多种预警条件。

消息通知：库存预警触发时，系统通过平台内消息、邮件、短信、飞书、钉钉、企业微信等方式自动向相关人员发送预警消息。企业可按角色和业务需求设置个性化通知方式。

库存数据分析与报表生成

数据分析：好生意平台自动收集整理库存数据，通过其数据分析功能，用户能查看库存周转率等数据，平台还提供直观数据可视化工具，以多种图表展示数据。

报表生成：库存系统可生成多种报表，如库存现存量、流水账等，支持导出为 Excel 格式。企业还能自定义报表模板，提高报表可读性和实用性。

6、财务账款管理

虽然进销存软件的核心是管理商品、进货、销售和库存，但大部分进销存管理还是需要打通财务的，来帮助企业进行往来核销管理、成本核算、利润分析等。通过财务管理模块，你可以：

• 查看销售收入和成本：每笔销售的收入、每笔采购的成本都能在系统中直接看到，帮你快速了解盈利状况。

• 自动计算毛利：系统会自动计算每个商品的毛利，帮你了解哪些商品最赚钱。

• 往来账款对账：系统会根据进销货自动形成应付和应收款明细，收付款后可自动核销应付应收款，看到往来款余额，形成供应商或客户对账。

7、客户管理：管理和维护客户信息，提高客户满意度和忠诚度。

在进销存软件中，客户管理模块由客户表、跟进拜访以及客户分析组成。

（1）客户档案

在进销存软件中，包括客户基本信息、其他信息、关联查询等

（2）跟进记录表

在进销存软件中，跟进记录表包括基础字段设计、关联客户设置等

（3）客户分析

客户分析是对客户的统计分析，包括了 客户画像分析以及客户跟进分析。点击相应的筛选框，可以筛选需要的数据进行查看与比对。如下图所示：

8、数据分析与报表生成

进销存软件最吸引人的地方之一，就是它能帮助你做数据分析。通过生成各种报表，你可以清晰地了解企业的经营状况，从而做出更加明智的决策。

常见的报表有：

• 销售报表：按日、按月、按年统计销售额、销售量等，帮助你了解销售趋势。

• 库存报表：查看每个商品的库存情况，避免断货或者库存积压。

• 采购报表：查看每个供应商的采购情况，帮助你选择更好的供应商。

• 财务报表：分析企业的收入、支出、利润等，帮助你了解资金流向。

这些报表不仅仅是数据的呈现，更是决策的依据。例如，你可以通过销售报表发现某个商品的销量下降，进而调整营销策略。

9、 支持电脑端和手机端同步使用

手机、电脑、PDA快速开单、远程开单/打印，实时响应出库，随时随地销售开单、商品出库随时查询相应报表。

10、 性价比高，按需求匹配版本

性价比之选，每年仅需几百元，适合夫妻店、中小微型批发零售企业；每年698元/年起，适合需要深度分析和全方位经营管理的企业。

（支持按需订阅，按年付费,产品即买即用,无需安装下载）

11、 扩展性强，性价比高，数据安全

进销存软件涉及到的数据种类非常多，包括客户信息、供应商信息、商品档案、价格档案、库存档案等，安全性和保密性非常重要。

用友畅捷通好生意有多重保护措施确保数据的信息安全。

12、 无缝对接其他第三方软件

您是电商行业，正在用吉客云、万里牛

您在用第三方OA软件，比如钉钉、企微、致远等

您在用其他的销售管理软件……

用友畅捷通好生意进销存软件支持API对接。

13、 完善的售后保障

“三分软件，七分实施”，选型合适的软件，必然需要服务商专业的实施交付支持。

好生意用友基因，大厂保障，400电话、在线客服，陪伴式带领企业上线跑通。

操作总结

通过好生意系统，可快速简单进行 权限配置、扫码操作以及报表查看等步骤，能轻松实现库存管理全流程数字化。某批发企业采用好生意库存管理系统后，库存准确率提升至 97%，库存盘点时间从原来 2 天缩短至半天，库存成本降低了 12%，员工因操作便捷满意度大幅提升，企业整体运营效率显著提高，在激烈市场竞争中更具优势。

以上就是进销存软件的全部内容！希望对你有所帮助！